局各處室，各直屬單位：

現(xiàn)將《常州市應急管理局檔案整理歸檔制度》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

常州市應急管理局

2019年11月7日

常州市應急管理局檔案整理歸檔制度

為進一步規(guī)范局的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案依據(jù)、憑證和參考的作用，更好地為局各項工作服務，結(jié)合我局檔案工作實際，特制定本制度。

一、局機關(guān)檔案管理應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、局機關(guān)檔案工作是機關(guān)管理工作的組成部分。應做到每項重要的黨政管理工作都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

三、機關(guān)工作人員在其從事的各項職務活動中形成的各種載體、形式的文件材料，應按規(guī)定移交歸檔，由局機關(guān)集中管理，不得據(jù)為己有。

四、文件材料歸檔要求

歸檔文件材料應完整、準確、系統(tǒng)，手續(xù)完備，對破損的文件材料應托裱，書寫材料不符合要求或字跡模糊的應復制，并與原件一并裝訂。

（一）文書檔案（以“件”為保管單位）

歸檔文件整理是以“件”為單位，進行整理。一般每份文件為一件。應當將每份文件的正文與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件多種文字形成的同一文件，應作為一件進行裝訂。

局黨組會議、辦公會議記錄、紀要、討論通過的文件材料都需要歸檔。各處室重要的會議、檢查、考核中所形成的材料都需要歸檔，歸檔時須有會議通知、匯報材料、參加人員（省市領導）等資料。人事管理工作中所形成的任免文件、工資審批表、各類年報、會議記錄等資料原件按照時間節(jié)點順序排好前后一并歸檔。

（二）業(yè)務檔案（以“卷”為保管單位整理）

1、許可證檔案按照《省安監(jiān)局、省檔案局關(guān)于印發(fā)江蘇省安全監(jiān)管監(jiān)察部門許可證檔案管理辦法實施細則的通知》（蘇安監(jiān)[2017]89號）要求，以“卷”為保管單位整理。

2、檔號格式由“全宗號-許可證類別-年度-案卷號”組成，如“B88-FMKS-2019-10”。

3、案卷脊背貼四格標簽，標簽上的全宗號、許可證類別、年代號和案卷號用黑色水筆填寫，年代號四位要寫全，標簽內(nèi)容填寫準確完整。標簽不要剪裁，貼在案卷背脊下部居中位置，標簽底邊離案卷底邊4㎝。標簽必須貼整齊，所有案卷的標簽必須在一條直線上。永久貼紅色標簽，30年貼黃色標簽、10年貼藍色標簽。

4、將裝訂好的案卷放入科技檔案盒中，在盒脊上“檔號”欄貼相應標簽，填寫全宗號、許可證類別、年代號和盒內(nèi)案卷的起止卷號，“卷題名”欄不需要填寫。

5、案卷級目錄和卷內(nèi)文件目錄輸入“永樂”軟件“KD”模塊。正卷和副卷的檔號保持一致。副卷組成數(shù)卷在編號時，可以檔號外直接另加副卷順序號①、②等（如：B88-FMKS-2019-10 ①）。

（三）事故、處罰案卷

事故及處罰案卷一案一件，按法規(guī)處要求整理好案卷，并用鉛筆在右下角編寫頁碼（空頁不須編寫頁碼），每件案卷都有案卷目錄，事故調(diào)查組形成的事故調(diào)查報告及政府的批復、支撐事故調(diào)查報告的證據(jù)材料應當單獨存放，形成獨立檔案，以區(qū)別應急管理局在依據(jù)政府的批復按照法定權(quán)限和程序進行行政處罰過程中形成的檔案。兩件檔案編號時應當連續(xù)，事故調(diào)查組的檔案件號在前，應急管理局的檔案件號在后。

（四）會計檔案

應當由財務部門按照會計歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。移交檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆卷重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同財務部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。會計憑證案卷和賬簿案卷，應裝入檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的專用會計檔案盒保管，并按規(guī)定填寫標簽。

（五）實物、光盤及照片檔案

各處室在本年度受到省、市各部門的獎牌、獎杯、榮譽證書等都屬于實物檔案，及時移交檔案室保存。各處室因工作需要用于學習宣傳所刻制的光盤，標注好時間、地點、內(nèi)容等文字說明移交檔案室。各類檢查、巡查、督查時所拍攝的照片（電子），標注好時間、地點、人物等文字說明移交檔案室。照片檔案電子版請各處室每半年移交一次，每張照片標注好說明。

五、局檔案室集中統(tǒng)一管理機關(guān)各類檔案，維護檔案的完整與安全。

六、檔案室應對檔案的收進和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計，按照有關(guān)規(guī)定，及時向檔案部門報送檔案統(tǒng)計結(jié)果。

七、檔案室應對接收的各類檔案進行科學分類、編號和排架，并定期對所存檔案進行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復或復制；如遇有特殊情況，應立即向局領導報告，及時處理。

八、檔案工作人員應加強檔案管理，嚴格檔案借閱制度，做好保密工作，確保檔案安全。機關(guān)檔案主要供本單位利用，其他單位和個人查閱檔案時，應持單位介紹信，經(jīng)領導同意后，方可查閱。對重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件，特殊需要應經(jīng)主管領導批準。

檔案室應配合局中心工作，為機關(guān)各項工作提供便利的檔案借閱等服務，有計劃地開發(fā)檔案信息資源，開展檔案編研工作。

九、對保管期限已滿的檔案，局檔案鑒定小組，進行鑒定。對失去保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)領導同意后，在指定地點由二人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。

十、按照有關(guān)規(guī)定，定期向市檔案館移交檔案。

十一、各處室形成的上年度檔案資料于次年3月底前移交檔案室，移交的檔案資料裝入檔案盒中并報送歸檔資料清單。

十二、本制度自發(fā)布之日起施行。

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